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Melhore suas videoconferências relacionadas ao trabalho

Até agora, todos nós que conseguimos mudar nossos empregos para o espaço doméstico já fomos confrontados com videoconferências e reuniões virtuais. Para isso, tivemos que escolher o melhor lugar da casa e tentamos fazer a diferença entre o pessoal e o trabalho. Mas neste contexto sem precedentes, onde o teletrabalho parece ser a nova norma, ainda não há regras estabelecidas. E o que poderia ter parecido um alívio no início – ser do conforto do lar sem sequer ter que sair do pijama – tornou-se uma área cinzenta onde é muito fácil se desviar do foco.
 
Elaine Quinn, uma empresária americana e fundadora do blog Solopreneur, que pretende ser um guia de apoio para pequenas empresas e freelancers, explica que enquanto trabalhar em casa se tornou mais comum na última década, passar de um local de trabalho comunitário para a mesa da sala de jantar pode parecer uma tarefa assustadora. Não estávamos preparados para esta transição e certamente a oportunidade de mergulhar, talvez um pouco demais, na privacidade de nossos colegas – assim como eles também acessaram a nossa – nos apanha de surpresa. O que você faz quando o animal de estimação aparece? Como você se mantém concentrado se ouvir choros de bebê à distância? Como você consegue manter sua vida pessoal fora dela se não há espaço para delimitá-la?
 
O psicólogo organizacional e diretor da Smart Coach, Isaías Sharon, explica que é importante entender que o teletrabalho não é levar o trabalho para casa: neste formato, ele se torna relevante para o trabalho por resultados e objetivos e não por cronogramas, porque, em um contexto doméstico, os cronogramas mudam. “Para isso, as regras devem ser acordadas entre a equipe de trabalho e isso significa que os líderes têm a capacidade de estabelecer bons objetivos e entender que o acompanhamento será com cronogramas diferentes daqueles aos quais estão acostumados. Esta é uma mudança de mentalidade que geralmente não se instala nas organizações e, se não for alcançada, os trabalhadores acabam ficando mais estressados e as funções que o teletrabalho poderia ter para otimizar a produtividade não são cumpridas”, explica ele.


Ao mesmo tempo, em seu livro There’s No Place Like Working From Home (2011), Elaine Quinn explica que o teletrabalho requer grandes ajustes que permanecem em grande parte um enigma para aqueles que não foram expostos a essas dinâmicas. Tanto que às vezes esquecemos coisas tão básicas – e fundamentais – que poderiam melhorar a experiência, como olhar para trás antes de fazer uma videochamada para ver exatamente o que nossos colegas vão ver. “Além dos problemas técnicos, há o desconforto que isto cria”, diz ele.
 
É por isso que em um momento em que nossas casas e locais de trabalho se fundiram inevitavelmente em um único espaço – por um período de tempo indefinido – é importante ter algumas dicas sobre como otimizar e tornar as reuniões de trabalho virtuais mais eficazes.

Pré-planejamento: Isaiah Sharon explica que a reunião não pode ser improvisada, mesmo que se trate de uma reunião de emergência. “É importante levar alguns minutos para planejar e enviar uma lista dos tópicos a serem abordados – é aconselhável que não haja mais do que três ou quatro – para que o foco não seja embaçado. Neste sentido, é importante que tanto o convocador quanto os participantes sejam claros quanto aos objetivos da reunião.
A importância do moderador: videoconferências relacionadas ao trabalho não podem acabar sendo um debate ou conversas cruzadas, e para isso deve haver um moderador para orientar a conversa. Isto, como explica Sharon, mantém a ordem e nos permite conversar, sem que alguém tente se impor.
Teste o som: Elaine Quinn se pergunta em seu livro qual é o objetivo de uma chamada de vídeo se você não pode transmitir ou receber a mensagem. Portanto, uma das primeiras coisas a fazer antes de iniciar a videoconferência é verificar se o som funciona bem e se os fones de ouvido estão disponíveis, pois às vezes o microfone do próprio computador não é suficiente para ouvir claramente. A maneira mais eficaz de fazer uma verificação de som é chamar um amigo para ter certeza de que tudo está funcionando corretamente.
Verifique a conexão à Internet: Se você não tiver uma conexão rápida, é importante instalar-se no local mais próximo do roteador para evitar qualquer interrupção na conexão. Caso contrário, essas interrupções poderiam prolongar e dificultar desnecessariamente o fluxo da videoconferência. Em sua coluna Tech Headaches of Working From Home, o colunista de tecnologia do New York Times Brian X Chem explica que todos nós experimentamos um sinal mais lento nestes dias porque estamos todos trabalhando de casa ao mesmo tempo, em momentos similares, e por isso é bom ter um plano B. Uma solução pode ser a conexão à Internet móvel.
A opção de silêncio: Para aqueles que vivem com suas famílias ou simplesmente em ambientes ruidosos, pode ser aconselhável recorrer a fones de ouvido que isolam o som do ambiente. Se não tivermos essa facilidade, existe a opção de silenciar nossos microfones. Em Zoom e Hangouts – duas das aplicações mais usadas para videoconferências em grupo – você pode pressionar “mudo” pouco antes de entrar na reunião e “não mudo” quando quiser falar. Desta forma, não interrompemos os outros, salvamos o sinal da Internet e respeitamos a vez de cada um de falar.
Use a câmera: Como explica Sharon, forçar-nos a usar a câmera nos ajuda a nos comunicarmos melhor, pois podemos nos ver uns aos outros. Isto permite um feedback imediato. Ao mesmo tempo, também obriga os participantes a se prepararem para a reunião e escolherem um local. Isto permite um maior foco e ajuda a todos a regularem-se a si mesmos.
A importância do espaço: Para priorizar a concentração e respeitar a finalidade da videoconferência, é necessário escolher um lugar onde possamos estar em silêncio e sem grandes distrações. Esperamos que um espaço fechado que não seja acessível – pelo menos pela duração da chamada – a nossos parceiros. Como Quinn explica em seu livro, em reuniões virtuais, estabelecer uma agenda e delimitar tempo e espaço é crucial: “Estamos em nosso lugar mais íntimo e é fácil nos deixar levar por outras coisas. É por isso que é aconselhável estabelecer uma diretriz de itens a serem abordados na reunião antes que ela ocorra, para que possamos aproveitar ao máximo o tempo”.
Manter o tempo: a recomendação de Sharon é que a reunião não dure mais do que 45 minutos. E mais do que a duração, o que precisa ser respeitado são os horários de início e fim da reunião.
Resumo dos acordos: Ao final da reunião tem que haver um resumo dos acordos para atribuir tarefas. “Dessa forma, a reunião não é apenas uma conversa, mas também permite que você tenha pessoas designadas responsáveis por cada ação a ser tomada”, explica Sharon.
 
*Artigo escrito por: Emiliana Pariente em Revista Paula

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